Les entreprises se sont rendu compte qu’une grande partie de l’espace était inoccupée jusqu’à 50%. De plus, le développement du télétravail et des technologies de communication transforment les manières de travailler des employés.
Le bureau devient un accessoire, ce qui est important c’est le confort et l’environnement du salarié.
Le Flex Office permet de disposer d’un espace de travail mieux optimisé.
1 bureau = 1 employé est révolu.
Le Flex Office est une nouvelle forme d'attribution des postes de travail aux employés.
De manière classique : que ce soit dans un open-space ou un bureau fermé, les collaborateurs ont des postes fies attribués.
En Flex Office, les espaces de travail sont alloués en fonction de l'utilisation. En conséquence, les employés se rendront dans la zone la plus appropriée pour la tâche à accomplir.
Comment fonctionne le Flex Office ?
Le fonctionnement quotidien est très simple : chaque employé dispose d'un espace ou d’un casier de stockage sécurisé et libre afin de ranger ordinateurs, équipements ou effets personnels.
Lorsqu'il arrive au bureau, il ne lui reste plus qu'à sortir le PC du casier et à rejoindre la zone de travail en fonction de son humeur et des tâches de la journée. Si par exemple le salarié opte pour le télétravailler il est libre de choisir.
Le bureau flexible n'est pas une simple tendance, mais un réel développement. Ce mode de répartition des postes de travail est une transformation d'un phénomène plus global dans le domaine de l'immobilier de bureau : le passage de l'économie de la propriété à l'économie de l'usage.
Les espaces de travail sont variés et la décoration change entre chaque salle.
Cependant ils répondent tous à un cahier des charges :
- Un open-space avec des flex desk
- Un lieu de détente
- Des espaces d’isolement
- Des salles de réunion
Le Flex Office repose sur des espaces atypiques, agréables à vivre et dotés d’espaces ouverts et de salle fermées (salle de réunion…). De plus en plus de PME et grandes entreprises font appel à des entreprises spécialisées dans la mise en œuvre de ces nouveaux moyens.
Par conséquent, nous pouvons déduire et supposer que le bureau désigné disparaîtra à l'avenir. Ceci est fait pour utiliser d'autres façons de consommer l'espace de travail, comme le Flex Office.
Les avantages et les risques du Flex Office
Réduction des coûts : réduire le nombre de postes de travail de l'entreprise et la surface moyenne. Mécaniquement, cela réduit le coût de l'espace de travail dédié et de la location immobilière. C'est important quand on voit que le coût des postes de travail varie entre 12 000 et 14 000 euros par an. L’espace est mieux optimisé et on obtient également un meilleur environnement de travail.
Boost de la productivité et de la créativité : un support qui améliore vraiment la créativité. Le collaborateur sera capable de se débarrasser librement de son travail quotidien, de sorte qu’il puisse toujours trouver de nouvelles perspectives et de nouvelles idées !
De plus, le salarié peut choisir un espace de travail dans lequel il se sent à l’aise puisqu’il s’agit d’un vecteur significatif d’amélioration de la qualité de vie au travail ; et nous savons que la QVT à un impact sur la productivité.
Rencontre avec de nouveaux collègues : En changeant chaque jour le lieu et l'environnement, il est possible de rencontrer de nouvelles personnes de la société. Cela permet d'établir des liens et de développer une culture d'entreprise forte. Stop aux courriels alors que notre interlocuteur est dans le bureau d’a côté !
Il est possible également en Flex Office externe de rencontrer d’autres personnes d’entreprises différentes.
Augmentation du sentiment d’appartenance : Attire et retient les salariés. Baisse du turn-over. Meilleure santé au travail. QVT ++. Réduction du stress
Moins de personnalisation : pas de bureau attitré et donc pas de décoration personnelle. De plus, longtemps la taille du bureau a signifié une certaine assise dans l’entreprise et donc les salariés peuvent ne pas être emballés à l’idée de « déménager » régulièrement.
Être organisé : Lorsque le salarié n’a pas de bureau attitré cela nécessite une plus grande organisation et donc d’être rigoureux. Il faut donc fixer les lieux de rdv au préalable et réerver les espaces de coworking si besoin. De plus, certains salariés ont besoin d’un cadre et ce style de lieu peuvent favoriser les distractions.
